EKOMENTAR SMA Negeri 9 Manado membagikan pengalaman dan praktik baik dalam pengelolaan administrasi serta data peserta didik, khususnya dalam menghadapi berbagai persoalan data siswa yang dapat berdampak pada proses penerbitan dokumen pendidikan.
Praktik baik tersebut disampaikan dalam kegiatan berbagi pengalaman yang melibatkan kepala sekolah, operator sekolah, guru, serta para pemangku kepentingan pendidikan. SMA Negeri 9 Manado menjadi salah satu sekolah yang mendapat kesempatan untuk memaparkan pengalaman pengelolaan sekolah di tingkat nasional.
Kepala SMA Negeri 9 Manado mengatakan, pihaknya merasa bangga mendapat kepercayaan untuk berbagi pengalaman, meskipun masih terdapat berbagai kekurangan yang terus dibenahi, terutama dalam aspek manajemen sekolah, guru, dan administrasi.
Salah satu hal yang menjadi perhatian utama adalah pengelolaan data siswa. Dengan jumlah peserta didik yang mencapai lebih dari 2.200 siswa, SMA Negeri 9 Manado menghadapi tantangan besar dalam memastikan seluruh data siswa tetap akurat dan sesuai dengan sistem pendidikan nasional.
Menurutnya, peran operator sekolah sangat penting dalam proses tersebut. Operator tidak hanya bertugas memasukkan data, tetapi juga harus mampu berkoordinasi dengan berbagai pihak ketika ditemukan persoalan atau ketidaksesuaian data.
“Bagaimana kerja keras operator, bagaimana tugas saya sebagai kepala sekolah, dan bagaimana tugas guru serta seluruh tim harus jelas. Semuanya harus bekerja bersama,” ujarnya dalam pemaparan praktik baik.
Ia menjelaskan, salah satu persoalan yang menjadi perhatian adalah residu data siswa. Persoalan tersebut dapat memberikan dampak serius, terutama ketika siswa kelas XII memasuki tahapan akhir pendidikan dan membutuhkan dokumen seperti ijazah.
Perbedaan sistem administrasi pendidikan saat ini dengan tahun-tahun sebelumnya membuat sekolah harus lebih teliti. Data yang bermasalah atau belum sesuai dalam sistem dapat menghambat proses administrasi siswa.
Karena itu, SMA Negeri 9 Manado menerapkan strategi penanganan sejak jauh hari. Setiap tahapan pemeriksaan data dilakukan secara berkala sehingga persoalan tidak menumpuk menjelang batas waktu penerbitan ijazah atau dokumen penting lainnya.
“Jangan nanti pada hari H baru persoalan itu ditemukan. Setiap tahapan harus diperiksa dan dibuka lebih awal,” jelasnya.
Selain mengandalkan operator, sekolah juga menerapkan pola kerja kolaboratif antara kepala sekolah, wakil kepala sekolah, wakil bidang kurikulum, guru, dan tenaga kependidikan.
Menurutnya, keberhasilan pengelolaan data siswa tidak dapat dibebankan hanya kepada operator. Setiap unsur di sekolah memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing untuk memastikan data peserta didik benar sejak awal.
Ia mencontohkan, persoalan administrasi keluarga siswa juga dapat memengaruhi validitas data. Perubahan kondisi keluarga, seperti perubahan data orang tua atau wali, harus segera diketahui dan diperbarui agar tidak menimbulkan persoalan di kemudian hari.
Selain itu, sekolah harus menghadapi persoalan sinkronisasi data antara sistem di tingkat sekolah, daerah, hingga pusat. Ketidaksesuaian kecil dalam penulisan nama, identitas, atau data lainnya dapat berdampak pada proses administrasi siswa.
“Kadang di sekolah sudah benar, tetapi ketika masuk ke sistem pusat masih ada antrean atau proses sinkronisasi. Ini yang menjadi tantangan,” katanya.
Pengalaman SMA Negeri 9 Manado tersebut kemudian menjadi bagian dari praktik baik yang dibagikan kepada sekolah dan pemangku kepentingan pendidikan lainnya.
Kepala sekolah berharap pengalaman tersebut dapat menjadi pembelajaran bersama bahwa pengelolaan administrasi pendidikan membutuhkan ketelitian, komunikasi, koordinasi, serta kerja sama seluruh warga sekolah.
Dengan jumlah peserta didik yang besar, SMA Negeri 9 Manado terus berupaya memperkuat sistem manajemen sekolah agar persoalan administrasi dan data dapat diselesaikan lebih awal, sehingga tidak menghambat hak siswa dalam memperoleh dokumen pendidikan.
“Intinya adalah kerja sama. Operator tidak bisa bekerja sendiri, kepala sekolah tidak bisa bekerja sendiri, guru juga tidak bisa bekerja sendiri. Semua harus berkolaborasi,” pungkasnya.
